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WICHTIGER HINWEIS ZUM BEWERBUNGSVERFAHREN

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht untersucht gegenwärtig die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Bewerbungsverfahren. Schwerpunkt ist dabei die korrekte Umsetzung von Informationspflichten gegenüber Bewerbern, wodurch jeder Bewerber letztendlich auch erfahren soll, wie mit seinen Daten umgegangen wird.

Daher möchten wir Ihnen nachfolgend einige Hinweise zum Umgang mit Bewerberdaten und der Ausgestaltung von Bewerbungsverfahren geben.

  1. Personenbezogene Daten dürfen gemäß § 26 Abs. 1 BDSG verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Gemäß § 26 Abs. 8 BDSG gelten Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis als Beschäftigte. D. h. sie dürfen Daten verarbeiten, wenn dies für die Begründung eines Beschäftigungsfeldes es erforderlich ist. Gleichzeitig gelten aber auch die datenschutzrechtlichen Vorschriften in diesem Kontext.
  2. Art. 13 DSGVO sieht Informationspflichten im Zusammenhang mit der Erhebung von personenbezogenen Daten vor. Diese müssen zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten erfüllt werden. Dies kann sich im Bewerbungsverfahren als schwierig darstellen.

Bei einer Stellenausschreibung auf einer Homepage sollten entsprechende Informationen über die Verarbeitung der Bewerberdaten bereits aufgenommen werden. Insbesondere bei Bewerbungsverfahren über Kontaktformulare sollte erwogen werden, auch die Zustimmung zur Datenverarbeitung einzuholen. Ob man auch eine Stellenanzeige in einer Zeitung oder im Internet mit umfangreichen Ausführungen belasten will oder ob über einen Link auf entsprechende Datenschutzhinweise verwiesen werden soll, müsste diskutiert werden.

Im Falle von Initiativbewerbungen sollte erwogen werden, unmittelbar nach Eingang der entsprechenden Bewerbung ein Formular mit entsprechenden Informationen und die Aufforderung zur Abgabe einer Einwilligung an den Bewerber zu übersenden. Gleichzeitig sollte darauf hingewiesen werden, dass ansonsten die Bewerbung nicht bearbeitet werden kann.

  1. Das Internet bietet vielfältige Möglichkeiten, sich über Bewerber zu informieren. Ganz allgemein wird es als zulässig angesehen, wenn mittels allgemein zugänglicher Quellen im Internet über Bewerber recherchiert wird. Auch der Zugriff auf Datenbanken wie Xing oder LinkedIn, die einen entsprechenden beruflichen Bezug haben, wird im Bewerbungskontext als zulässig angesehen. Ausgeschlossen sind aber Recherchen in privaten Datenbanken wie Facebook oder Instagram.
  2. Die Einholung von Auskünften bei vorherigen Arbeitgebern ist nur dann zulässig, wenn die Arbeitnehmer hierin eingewilligt haben. Dies kann z.B. dergestalt erfolgen, dass ein ehemaliger Arbeitgeber als Referenz angegeben wird. Allein die Benennung eines ehemaligen Arbeitgebers im Lebenslauf ist hierfür allerdings nicht ausreichend. Gleichzeitig ist es für einen ehemaligen Arbeitgeber unzulässig und stellt einen Datenschutzverstoß dar, sofern er auf Nachfrage Auskunft über einen Arbeitnehmer erteilt, wenn hieran keine Einwilligung vorliegt. D. h. ehemalige Arbeitgeber sollten sich im Zweifel bei dem Arbeitnehmer zunächst vergewissern, ob sie tatsächlich als Referenz benannt worden sind.
  3. Aufmerksamkeit sollte man unseres Erachtens auf dem Umgang mit Bewerberdaten im Betrieb schenken. Ob es erforderlich ist, sämtliche Daten des Bewerbers z.B. auch Adresse, Geburtsdatum etc. allen beteiligten Personen zugänglich zu machen, erscheint fraglich. Vielmehr sollte man erwägen, dass nur die für die Auswahlentscheidung erforderlichen Daten denjenigen Personen zugänglich gemacht werden, die in das Bewerbungsverfahren eingebunden sind. Weitere Daten sollten im Personalbereich getrennt aufbewahrt werden.
  4. Im Rahmen von Bewerbungsgesprächen dürfen nur solche Daten erhoben werden, die für die Entscheidung über die Stellenbesetzung erforderlich sind. Hier wird man sich insbesondere auch an denjenigen Grundsätzen orientieren, die im Arbeitsrecht für die Beurteilung der Zulässigkeit von Fragen gelten. So werden Fragen nach dem Gesundheitszustand, einer Schwangerschaft, einer Schwerbehinderung, der sexuellen Orientierung oder auch der politischen Einstellung nur im Ausnahmefall erforderlich sein. Die Erhebung dieser Daten wäre im Regelfall unzulässig. Zudem kann sie ein Indiz dafür sein, dass der Arbeitgeber bei seiner Auswahlentscheidung gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verstößt. Dies kann mögliche Schadensersatzansprüche von Arbeitnehmern nach sich ziehen.
  5. Nach Beendigung des Auswahlverfahrens sind die Bewerberdaten zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Eine Notwendigkeit, Bewerberdaten noch vorzuhalten, kann sich zum ergeben, solange mögliche Bewerber noch Ansprüche nach dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend machen können. Wenn derartige Ansprüche geltend gemacht werden, kann sich auf die Notwendigkeit des Verhaltens dieser Daten für einen längeren Zeitraum (Dauer des Rechtsstreits) ergeben, da der Arbeitgeber nur so umfangreich zu dem Bewerbungsverfahren vortragen kann. Dies gilt auch dann, wenn eine dritte Partei entsprechende Ansprüche geltend macht. Sollte ein solcher Fall nicht, so dürfte eine Aufbewahrung der Daten über einen Zeitraum von mehr als 6 Monaten im Regelfall nicht erforderlich sein.

Sofern Arbeitgeber für zukünftige Bewerbungsverfahren noch auf entsprechende Daten zurückgreifen möchten, bedarf dies einer ausdrücklichen Einwilligung. Diese sollte nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens eingeholt werden.